O Metadesign é o “design do design”, uma reflexão sobre como pensamos e criamos (daí o termo meta), trazendo alguns conceitos que ajudam a entender esse processo, como abstrações, diagramas e emergência. Neste texto vou contar um pouco sobre como juntei esses diferentes conceitos para criar um canvas que ajuda a desenhar competições de inovação aberta, que tem me ajudado bastante na minha rotina de trabalho.
Alguns conceitos importantes de metadesign Abstrações
Abstrações são as taxonomias, categorias dos elementos do processo criativo, ou seja, as “peças de lego” que utilizamos para criar um instrumento, agrupadas por semelhança. Por exemplo, se você está interessado(a) em criar um instrumento para analisar quais pessoas estão sobrecarregadas numa instituição, precisamos ter, no mínimo, os elementos “indivíduos” e “tarefas”. Assim temos as peças do jogo que serão utilizadas para montar, de maneira visual, um diagrama que ajuda a entender como estas peças interagem. O grande poder da taxonomia está em conseguir hierarquizar diversos elementos de um sistema, o que nos ajuda a escolher qual a abrangência dos elementos abstratos que queremos levar para a ferramenta de design que estamos criando. A taxonomia mais conhecida é a biológica, que agrupa os seres vivos em reinos, filos, classes, ordens, gêneros e espécies.
Diagramas
Diagramas ajudam a entender como os diferentes elementos de um sistema se interligam, como por exemplo os fluxos, que indicam o passo a passo de um processo. Uma tipologia que apresenta os diferentes tipos de diagramas é chamada Sistemas Baran. Ela sugere três tipos de sistemas: centralizados, que dependem de uma fonte única (como o ditador numa ditadura), os que são descentralizados e contam com “nós” que interligam os pontos (como os parlamentares numa democracia) e os que são distribuídos (como os indivíduos numa aldeia indígena). Esse conceito pode ser aplicado a todos os tipos de sistemas: de redes de informação a ecossistemas e legislações.
Quando pensamos em atividades de construção colaborativa, os diagramas mostram, de forma visual, como as diferentes abstrações da atividade se interligam e se relacionam. No exemplo de uma ferramenta para analisar quais pessoas estão sobrecarregadas numa instituição, seria necessário conectar as diferentes tarefas aos indivíduos da organização para criar um diagrama que represente a dinâmica de trabalho daquela instituição.
Procedimentos
Procedimentos são as regras do jogo, ou o passo a passo para utilizar o instrumento de design, orientando o que pode e o que não pode ser feito. Todo sistema é constituído de partes e elementos interdependentes que respeitam algum tipo de regra, seja ela natural ou social. Essas regras devem estar refletidas na atividade. No nosso exemplo, algumas possíveis regras seriam que todos os indivíduos da organização só podem aparecer uma vez no diagrama; as tarefas devem ser divididas entre recorrentes e pontuais e; o diagrama deve ser dividido de acordo com os setores da organização.
Emergência
Emergência diz respeito ao resultado da aplicação da ferramenta. É quando as pessoas interagem, utilizando as abstrações para criar diagramas (sempre respeitando as regras do jogo) e um resultado começa a se estruturar. Quando facilitamos oficinas de design, sabemos quais serão as atividades realizadas, mas não o resultado exato que será alcançado. Este elemento de incerteza, de surpresa, é chamado emergência — é quando os esforços conjuntos da equipe geram resultados coletivos e maiores que a soma das partes, em geral inesperados. No nosso exemplo, um resultado emergente poderia ser a percepção de que a pessoa mais sobrecarregada da equipe é a que tem menos tarefas fixas, mas é responsável por apoiar todas as atividades pontuais.
A oportunidade: Desafios de inovação aberta
Hoje, o setor público brasileiro encontra barreiras tanto para adquirir novas soluções quanto para implementá-las e avaliá-las. A prática mais comum, a licitação, na qual o governo deve descrever exatamente a solução que deseja comprar, funciona bem para contratação rotineira de produtos e serviços já conhecidos, mas não para a incorporação de soluções inovadoras. Isso se deve ao fato de que, por vezes, não se sabe ao certo quais são as soluções inovadoras disponíveis para um determinado problema, muito menos qual destas tem maior potencial de gerar impacto positivo para a administração pública.
Um dos caminhos que a inovação aberta pode tomar para que o Estado possa colaborar com o desenvolvimento de soluções inovadoras se baseia em um processo que (1) amplia a visão sobre as soluções existentes no mercado, (2) cria espaços para que as soluções possam ser testadas e (3) traz mais segurança jurídica para o processo de compra pública de soluções inovadoras.
Existem diferentes formas de conduzir esse processo de inovação aberta. Essa estratégia consiste em iniciar o processo de compra de soluções inovadoras com uma competição baseada no problema real que se quer resolver com a solução inovadora, ao invés de iniciar o processo de compra pela definição exata da solução a ser adquirida. São estabelecidas regras da competição e — numa jornada que pode envolver trilhas formativas, mentorias e acesso a informações com alto potencial de geração de valor — ofertantes propõem diferentes soluções para o problema.
Em geral, participantes da competição não só devem explicar o funcionamento da solução proposta como também testá-las no ambiente real no qual seriam implementadas. Uma banca avaliadora é responsável por selecionar as soluções consideradas mais aptas a resolver o problema, as quais são premiadas.
O instrumento
Nos últimos dois anos tive que modelar alguns desafios de inovação aberta, e o processo não é nada fácil. Depois alguns resultados positivos me propus a pensar sobre qual era o meu processo reflexivo para construir desafios coerentes, tentando reduzir o tempo deste processo. Aceitei o desafio, arregacei as mangas, construí um protótipo do instrumento no Miro e os resultados dos testes têm sido bem positivos. Vou compartilhar um pouco sobre os elementos, diagrama e regras de aplicação dele.
Regras do jogo (como preencher as “caixinhas”)
Para utilizar o instrumento, os participantes respondem, na ordem indicada, a perguntas sobre os elementos que estão escritos nos post-its amarelos. A ordem das perguntas segue a lista de elementos que descrevo logo abaixo. Os participantes devem colocar apenas uma ideia em cada post-it roxo. Após isso, participantes leem as condições relacionais escritas nas setas conectoras do diagrama (como por exemplo “o tipo e maturidade de solução esperada está alinhado com as competências dos proponentes que irão propor soluções?”) e respondem a pergunta nos post-its rosados. Quando a resposta em todos os post-its rosados for “sim”, o desafio está “redondo” e pronto para lançamento.
Elementos (as "caixinhas" do canvas)
Qualquer competição precisa responder a algumas perguntas, que coloquei como os elementos do canvas de inovação aberta. Os principais elementos do canvas de inovação aberta são:
Problema: qual o problema (resultado indesejado) que se quer resolver com um desafio aberto?
Solução: Que tipo de solução se espera receber para o desafio? Tecnológica ou metodológica? Deve estar pronta para ser absorvida pelo mercado?
Prêmio: Qual o prêmio para participantes vencedores do desafio? (Pode ser financeiro, midiático ou de aprendizagem/formação)
Participantes: Quem é esperado que participe e proponha soluções?
Supervisão: Que tipo de apoio será oferecido para os participantes do desafio?
Fases: Quantas fases de seleção o desafio terá? O que será exigido em cada uma?
Modelagem jurídica: Como a solução vencedora será contratada? De quem é a propriedade intelectual dos resultados?
Diagrama (a lógica que interliga as "caixinhas")
Depois de muitas falhas tentando utilizar processos lineares para criar desafios, entendi a lógica destes desafios era circular: cada elemento que era definido no projeto afetava todos os anteriores. Por exemplo, quando decidimos o prêmio do desafio, precisamos checar se o prêmio está alinhado com o tamanho da solução esperada, também checar se está alinhado com a realidade financeira dos participantes que esperamos atrair. Afinal, se seu desafio tem um prêmio de mil reais, não espere que grandes startups ou professores universitários se interessem em participar. Da mesma forma, um problema muito grande também precisa de um prêmio grande, e assim por diante.
Construí um diagrama que já vem pronto e indica onde estão estas circularidades, e este é o grande diferencial do instrumento, pois demonstra visualmente a lógica circular que precisa ser empregada para construir um desafio de inovação aberta. O foco é facilitar o “arredondamento” da competição por quem o estiver criando.
Canvas são ótimas ferramentas para trabalhar com design e pensamento visual. Porém, nem sempre é possível aplicar canvas prontos em todas as situações. Saber montar uma ferramenta é uma habilidade fundamental para facilitadores e designers, porque permite adaptar canvas conhecidos ou construir ferramentas novas a partir de contextos e necessidades específicos.